स्कूल और कॉलेज फ़ीस मैनेजमेंट: ऑनलाइन फ़ीस और रिमाइंडर

स्कूल और कॉलेज के फ़ीस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर को क्या करना चाहिए

किसी स्कूल या कॉलेज को ऑनलाइन फ़ीस लेने और WhatsApp पर फ़ीस रिमाइंडर भेजने के लिए तीन चीज़ें एक साथ काम करनी चाहिए: हर स्टूडेंट का इनवॉइस, परिवार के लिए UPI से पेमेंट करने का तरीक़ा, और ऐसा रिमाइंडर जो फ़ीस ओवरड्यू होने पर पैरेंट के WhatsApp तक पहुँचे। MJX Technologies का फ़ीस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर MJX Fees Management ये तीनों करता है, और पेमेंट आते ही रसीद WhatsApp पर अपने-आप भेज देता है।

ज़्यादातर इंस्टिट्यूट कहीं और से शुरू करते हैं: किसका कितना बाकी है उसकी एक स्प्रेडशीट, काउंटर पर एक रसीद बुक, और महीने के आख़िरी हफ़्ते में फ़ोन कॉल। इनमें से हर एक के पास सच का एक हिस्सा होता है, और कोई भी दूसरे से जुड़ा नहीं होता। स्प्रेडशीट को नहीं पता कि चेक आ गया, और रसीद बुक किसी को याद नहीं दिलाती।

यही दिक़्क़त हर तरह के इंस्टिट्यूट में आती है। MJX Fees Management स्कूल, कॉलेज, कोचिंग सेंटर, ट्यूशन क्लास और स्किल इंस्टिट्यूट के लिए बना है, और फ़ीस प्लान हर क्लास, हर कोर्स या हर बैच के हिसाब से सेट किया जा सकता है।

फ़ीस रिमाइंडर WhatsApp पर क्यों भेजें

फ़ीस रिमाइंडर का एक ही काम है: उस पैरेंट तक पहुँचना और पढ़ा जाना जिसे पेमेंट करना है। भारत में ज़्यादातर पैरेंट्स का WhatsApp पहले से खुला रहता है, इसलिए रिमाइंडर वहीं पहुँचता है जहाँ वे उसे देखेंगे — लिखित में, बिना कुछ इंस्टॉल किए और बिना कोई पासवर्ड याद रखे।

फ़ोन कॉल ऐसा कोई रिकॉर्ड नहीं छोड़ता। पैरेंट कहते हैं कि शनिवार को भर देंगे, कॉल ख़त्म होती है, और कोई इसे लिखता नहीं। MJX Fees Management में हर ओवरड्यू रिमाइंडर WhatsApp पर जाता है और किसे क्या भेजा गया इसका लॉग रहता है, ताकि ऑफ़िस अंदाज़ा लगाने के बजाय देख सके कि परिवार को याद दिलाया गया था।

पढ़ने के बाद पैरेंट को कहीं जाना भी होता है। MJX Fees Management परिवारों को एक पैरेंट पेज देता है: एक वेब लिंक जो किसी भी ब्राउज़र में खुलता है, होम स्क्रीन पर जोड़ा जा सकता है, और सीधे बिल पर खुलता है।

MJX Fees Management से ऑनलाइन फ़ीस कलेक्शन कैसे सेट करें, स्टेप बाय स्टेप

सेटअप एक ही बार होता है। उसके बाद महीने का काम ज़्यादातर एक लिस्ट पढ़ना रह जाता है।

1. अपने फ़ीस हेड एक बार डालिए — ट्यूशन, ट्रांसपोर्ट, एक्टिविटी, जो भी आप चार्ज करते हैं।
2. हर स्टूडेंट के लिए हाथ से सेट करने के बजाय, इन्हें फ़ीस स्ट्रक्चर के रूप में सभी क्लास, कोर्स या बैच पर लागू कीजिए।
3. जहाँ लागू हों, वहाँ डिस्काउंट और कंसेशन जोड़िए, जैसे भाई-बहन का कंसेशन या स्टाफ़ के बच्चे का कंसेशन, ताकि वे चुपचाप एडजस्ट होने के बजाय इनवॉइस पर दिखें।
4. अपने पेमेंट गेटवे को अपने ही क्रेडेंशियल से जोड़िए, ताकि UPI और नेट बैंकिंग के पेमेंट सीधे आपके इंस्टिट्यूट के अकाउंट में पहुँचें।
5. इनवॉइस बनाइए। हर स्टूडेंट को PDF में इनवॉइस मिलता है जिसे डाउनलोड किया जा सकता है या WhatsApp पर भेजा जा सकता है, और उसका डिलीवरी स्टेटस उसी के सामने दर्ज होता है।
6. परिवारों को पेमेंट करने दीजिए। पेमेंट आते ही रसीद PDF में उसी इनवॉइस के सामने जारी होती है जिसका भुगतान हुआ, और परिवार को WhatsApp पर अपने-आप चली जाती है।

हर महीने WhatsApp पर फ़ीस रिमाइंडर कैसे भेजें

इनवॉइस जाने के बाद रिमाइंडर उन्हीं रिकॉर्ड से निकलते हैं। न किसी को शीट से नंबर कॉपी करने पड़ते हैं, न वही मैसेज दोबारा टाइप करना पड़ता है।

1. फ़ीस कलेक्शन स्क्रीन खोलिए और देखिए कि आज कितना जमा हुआ, क्या ओवरड्यू है और कौन-से बकाया आने वाले हैं।
2. ओवरड्यू रिमाइंडर में जाइए और जिन परिवारों को याद दिलाना है उन्हें चुनिए, या रिमाइंडर तय शेड्यूल पर जाने दीजिए।
3. भेजिए। हर रिमाइंडर पैरेंट को WhatsApp पर जाता है, और सेंड लॉग में दर्ज हो जाता है।
4. काउंटर पर आए किसी भी कैश या चेक को उसी इनवॉइस के सामने दर्ज कीजिए।
5. लिस्ट फिर से देखिए। जैसे-जैसे पेमेंट आते हैं, डिफ़ॉल्टर लिस्ट अपने-आप अपडेट होती है।

स्कूल और कॉलेज फ़ीस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में क्या देखें

किसी भी और चीज़ से पहले तीन बातें देखिए: ऑनलाइन पेमेंट, अपने-आप जारी होने वाली रसीदें, और ऐसे रिमाइंडर जो सच में पैरेंट तक पहुँचें। जो टूल इन तीनों में से एक ही करता है, उसमें बाकी दो काम ऑफ़िस को फिर भी हाथ से करने पड़ते हैं।

फिर देखिए कि पैसा कहाँ जाता है। MJX Fees Management में पेमेंट गेटवे आपके अपने क्रेडेंशियल से सेट होता है, इसलिए पैसा आपके अकाउंट में पहुँचता है, MJX के अकाउंट में नहीं। यह भी देखिए कि पैरेंट्स से कुछ इंस्टॉल करने को न कहा जाए, क्योंकि जिस पैरेंट को बिल देखने के लिए अकाउंट बनाना पड़े, उसने फ़ीस की आख़िरी तारीख़ तक वह बनाया नहीं होगा।

आख़िर में देखिए कि काउंटर का हिसाब भी गिना जाए। ज़्यादातर इंस्टिट्यूट कुछ कैश और चेक लेते ही रहेंगे, और जो सॉफ़्टवेयर सिर्फ़ ऑनलाइन पेमेंट दर्ज करता है वह हिसाब की दो किताबें बना देता है। हर मोड का पेमेंट उसी इनवॉइस के सामने दर्ज करने से ही बकाया का एक ही आँकड़ा बना रहता है।

कैश, चेक और किसने फ़ीस नहीं भरी — इसका हिसाब कैसे रखें

ऑनलाइन पेमेंट काउंटर की जगह नहीं लेता। कैश और चेक के पेमेंट भी उसी तरह इनवॉइस के सामने दर्ज होते हैं, और क्लियरेंस के इंतज़ार वाले चेक ट्रैक होते हैं, ताकि परिवार चाहे जैसे भी पेमेंट करे, बकाया रकम सही रहे।

दिन के आख़िर में हर पेमेंट की मोड-वार डे बुक होती है, और पूरी बुक स्प्रेडशीट के रूप में डाउनलोड की जा सकती है। कोई कंसेशन या एक बार का एक्टिविटी चार्ज स्टूडेंट के इनवॉइस पर रहता है, इसलिए जो पैरेंट पूछे कि रकम क्यों बदली, उसे दिखाया जा सकता है।

शुरुआत स्प्रेडशीट से हुई हो, तो भी ठीक है। पर वह पेमेंट नहीं ले सकती, रसीद नहीं भेज सकती, और ओवरड्यू परिवार को याद नहीं दिला सकती — यही हिस्सा MJX Fees Management जोड़ता है।

हर क्लास के लिए जमा, बाकी और ओवरड्यू एक ही स्क्रीन पर दिखते हैं, इसलिए “किसने फ़ीस नहीं भरी?” का जवाब अकाउंट्स डेस्क को फ़ोन किए बिना मिल जाता है। हर इनवॉइस अपने बैलेंस और स्टेटस के साथ लिस्ट में होता है।

MJX Fees Management AI से यह अंदाज़ा भी लगाता है कि महीने में कितना पैसा आएगा, बताता है कि कौन देर से भर सकता है, और जो पेमेंट गड़बड़ लगें उनकी ओर ध्यान दिलाता है। यह खाते पर एक दूसरी नज़र है, उसे संभालने वाले व्यक्ति की जगह नहीं।

यह अकेले भी पूरा काम करता है। जो इंस्टिट्यूट एडमिशन, एकेडमिक्स या अटेंडेंस भी MJX प्रोडक्ट्स पर चलाते हैं, वे इस पूरे सेट को Pathshala कहते हैं — स्कूल, कॉलेज, कोचिंग सेंटर, ट्यूशन क्लास और इंस्टिट्यूट के लिए एजुकेशन ERP। हर साइन-अप हर फ़ीचर के 14 दिन के ट्रायल से शुरू होता है, बिना कार्ड के, और उसके बाद Forever Free प्लान बना रहता है।

फ़ीस रिमाइंडर तब काम करता है जब वह पैरेंट तक लिखित में, उसी चैट पर पहुँचे जिसे वे पहले से इस्तेमाल करते हैं, और उस इनवॉइस से जुड़ा हो जिसके बारे में है। MJX Fees Management रिमाइंडर और रसीद दोनों एक ही रिकॉर्ड से WhatsApp पर भेजता है, इसलिए किसने फ़ीस नहीं भरी, उसकी लिस्ट सही रहती है।